Agent administratif H/F

Missions :

L’agent administratif assure l’accueil et l’orientation des visiteurs, clients et fournisseurs. Il/Elle assure le suivi administratif des dossiers des personnes accompagnées et concours à la qualité de l’accompagnement des personnes accueillies.

Missions liées au fonctionnement des structures :
- Assurer un accueil physique et téléphonique
- Préparer les plannings des professionnels et contrôler les compteurs
- Faire les dossiers APL
- Être en lien avec les équipes pour recenser les besoins et les demandes
- Réaliser diverses commandes pour les établissements
- Etablir les bons de commandes et les demandes d’achat
- Effectuer les rapprochements entre les bons de commandes et les factures
- Mettre les factures sur YOOZ et faire un point avec les comptables pour analyser les éventuelles écarts (3 fois par mois)

Missions administratives en lien avec le Service RH :
- Evaluer les besoins de remplacement en fonction des plannings et faire les demandes de contrat
- Être en lien avec les remplaçants pour valider les contrats
- Suivre l’envoi et la réception des contrats, les éditer et les remettre aux remplaçants pour signature puis classement dans les dossiers
- Renseigner les registres du personnel
- Transmettre les justificatifs d’absence des salariés (arrêt maladie, accident de travail, certificat pour enfant malade,…)
- Envoyer les documents administratifs au service RH pour vérification et rédaction du contrat lors d’une nouvelle embauche en CDD
- Respecter les règles RH : motif de remplacement, jour et nombre d’heures de travail par semaine, etc.

Liste non exhaustive.

Le poste implique des déplacements réguliers dans le cadre des missions, réalisés à l’aide de véhicules de service.

Présentation de l’établissement :

Les Foyers d’Hébergement de Francheville et de Saint-Sébastien-de-Morsent participent à l’engagement par l’intégration sociale des personnes en situation de handicap travaillant en ESAT (handicap psychique et déficience intellectuelle principalement). Ils sont un agrément de 20 places.

Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Diplômes / Autres critères :

Vous êtes titulaire au minimum d’un BEP / CAP en Gestion Administration, une expérience sur un poste similaire serait appréciée.

Vous êtes une personne sensible aux personnes en situation de handicap, vous avez un bon sens de l'écoute et une aisance relationnelle. Vous êtes dynamique, avec un fort esprit d’équipe.

Vous êtes à l’aise avec l’informatique et vous maitrisez le pack office (Outlook, Word, Excel).

Une attestation d’honorabilité valide conditionne la prise de poste (décret n°2026-324 du 28/04/2026).

Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

• Adaptabilité [?]
  Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l'interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles
• Autonomie [?]
  Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème
• Réactivité [?]
  Capacité à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'importance / d'urgence.
• Rigueur [?]
  Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude
• Sens de l'organisation [?]
  Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs, capacité à hiérarchiser, à établir des priorités et à respecter des échéances et des délais contraints

Clôture des candidatures le : 13/11/2026